系统基于B/S 架构三级结构权限，以服务器为核心按权限级别可多台电脑管理访问，也可按档案类别分配账号密码进行管理。
系统具有远程监控柜体开门状态、柜体关门状态、及时时查看柜体内温度、湿度、PM2.5信息、烟雾报警信息、网络通讯状态、远程监测电压、电流、零火线温度及用电情况、远程控制断电、送电，可按上下班设置定时送电、断电。
系统基本功能：档案录入、档案接收、档案查询、档案出库、借阅管理、条码管理、档案统计、数据显示、档案分类、保密级别、自定义字段、文件上传、音视频上传、图片上传、在线阅览、在线播放、信息报警、权限管理、报表下载打印、调档记录、日志记录、我的消息、回收站等。
档案录入上柜3D可视化图形化显示柜体、层数、每层盒数量、可自行选择盒位存放位置，3D可视化图形显示档案盒，档案盒颜色区分，灰色显示为空盒位、蓝色显示为盒位占用、绿色显示为精确定位、黄色显示为档案借阅、红色显示为
非法出柜。
档案可按库、区、柜进行划分管理，实时显示库存量、库余量、区存量、区余量、柜存量、柜余量。
档案查询时，实时显示当前资料所在的柜、层信息及档案名称、档案案号、档案盒号等，具有灯光定位指引、3D可视化档案盒图形变色功能。
系统具有终端数据实时显示功能，显示档案库藏状态、环境监测状态、本柜存储状态、档案利用状态、档案分类饼状图、电子文件状态、库区柜号状态、设备运行状态、设备报警状态、支持欢迎词播放、重要通知播放。
系统支持RFID一键盘库功能，真正做到无序摆放有序管理。
入库统计、调档统计、转出统计、借阅统计、销毁统计等功能。
借阅到期提醒功能、借阅电话短信催还功能、保存年限到期提醒功能。
资料条码管理、地址条码管理、电子标签管理、案号管理、盒号管理，可自动生成也可手动录入。
支持条码打印机、扫描枪、电子标签打印、手持机读写、RFID通道门报警等功能。
文件柜储存柜报警时，系统以3D可视化图形显示具体位置信息，报警信息以电话短信方式推送管理人员，方便档案管理人员快速准确处理。
文件储存柜烟雾报警时以电话短信方式推送档案管理人员，同时文件储存柜自动断电。
